¿Qué proceso cuesta más coordinar?
Un cierre mensual, un trámite o las solicitudes de clientes.
Procesos · Modelamiento y automatización
Medir dónde se detiene el trabajo y automatizar ese paso.
Modelamos el proceso real a partir de cómo trabaja el equipo y de los registros que ya existen. Con los tiempos de cada etapa vemos dónde se acumula el trabajo y automatizamos donde más rinde.
01Proceso modelado con sus excepciones
02Tiempos por etapa a la vista
03Automatización donde más rinde
Campos de aplicación
Los procesos fallan en los traspasos.
Cada persona suele hacer bien su parte. El trabajo se pierde o queda esperando cuando pasa de una mano a otra, y eso deja huella en las fechas.
01
Modelamiento del proceso
Con quienes hacen el trabajo dibujamos etapas, traspasos, reglas y excepciones. El proceso real casi nunca coincide con el documentado.
02
Reglas y excepciones
Diseñamos también las excepciones, como documentos que faltan o trabajos devueltos. Ahí es donde los procesos suelen romperse.
03
Automatización
Automatizamos el paso que más tiempo consume con reglas, integraciones entre sistemas o una aplicación web o de escritorio. Si lo que ya usan cubre casi todo, no se desarrolla.
04
Análisis del proceso
Con las fechas de cada etapa calculamos cuánto tarda un trámite, dónde espera y qué caminos distintos toma. El trabajo suele esperar donde el equipo no lo cree.
05
IA puntual
Clasificar solicitudes o leer documentos, con revisión humana.
06
Permisos
Cada persona ve solo lo que le corresponde y todo cambio queda registrado.
Cómo trabajamos un proceso
Modelar, medir y recién entonces automatizar.
Automatizar un proceso mal entendido solo hace más rápido el error. Por eso entendemos los tiempos antes de elegir qué automatizar.
Levantamiento
Cómo se trabaja hoy: planillas, correos y sistemas
Modelo
Etapas, traspasos, reglas y excepciones
Medición
Tiempos por etapa y dónde se acumula el trabajo
Automatización
Reglas, integraciones o software a medida, con permisos
Representación simplificada con datos simulados. La herramienta y las etapas se definen según cada proceso.
Procesos típicos
Dónde se traba un proceso y qué cambia al corregirlo.
Cinco procesos frecuentes. En cada uno, el cambio útil viene de registrar o automatizar un paso concreto.
Cierre contable mensual
- 01Documentos
- 02Registro
- 03Revisión
- 04Declaración
- 05Cierre
- Dónde se traba
- Documentos que llegan tarde y nadie sabe, cliente por cliente, qué falta.
- Qué se ordena
- Cada etapa con fecha registrada: se ve qué clientes atrasan el cierre y en qué paso. Es el caso de Contabilidad San Vicente.
Muestras de laboratorio
- 01Recepción
- 02Proceso
- 03Análisis
- 04Validación
- 05Informe
- Dónde se traba
- La trazabilidad de cada muestra depende de cuadernos y archivos sueltos.
- Qué se ordena
- Cada muestra con su recorrido y resultados. Cuando hay imágenes, el análisis puede apoyarse en visión computacional con revisión experta.
Compras y gastos
- 01Solicitud
- 02Aprobación
- 03Orden
- 04Recepción
- 05Pago
- Dónde se traba
- Facturas revisadas a mano contra la orden de compra.
- Qué se ordena
- Un modelo lee la factura y la compara con la orden aprobada. Solo las diferencias llegan a una persona.
Solicitudes de clientes
- 01Ingreso
- 02Clasificación
- 03Asignación
- 04Respuesta
- 05Cierre
- Dónde se traba
- Correos que nadie toma porque no está claro de quién son.
- Qué se ordena
- Clasificación automática por tipo y urgencia, con el tiempo de respuesta registrado por tipo de solicitud.
Cobranza
- 01Emisión
- 02Vencimiento
- 03Recordatorio
- 04Pago
- 05Conciliación
- Dónde se traba
- Recordatorios manuales, sin saber a quién llamar primero.
- Qué se ordena
- El historial de pagos ordena la cartera por riesgo de atraso, para priorizar llamadas con datos.
Costos, infraestructura y mantención
Antes de sumar una herramienta, revisamos lo que ya pagan.
Y después de implementarla, queda claro quién la mantiene.
- 01Inventario previo
Revisamos sistemas y licencias antes de recomendar nada.
- 02Costo total
Comparamos construir y mantener, no solo construir.
- 03Mantención acordada
Respaldos, actualizaciones y quién responde ante fallas.
Una pregunta práctica
¿En qué etapa está cada tarea y quién la tiene?
Si para responder hay que revisar planillas o preguntar por chat, el proceso depende de la memoria de las personas.
Qué podrás revisar con tu equipo
- 01
El proceso como ocurre hoy
Etapas, traspasos y dónde se pierde información.
- 02
El proceso acordado y su herramienta
Validados con quienes harán el trabajo.
- 03
Un registro para ajustar
Historial y datos para corregir etapas.
Dificultades comunes
Lo que funcionaba con tres personas deja de funcionar con diez.
Síntomas frecuentes cuando el equipo crece y la forma de coordinarse sigue igual.
- 01
Varias versiones de la misma planilla
- 02
Correos importantes en la bandeja de quien está de vacaciones
- 03
A fin de mes se pregunta por chat qué falta
- 04
El proceso depende de una persona clave
- 05
Sueldos en archivos que ve todo el equipo
Antes de conversar
Un buen punto de partida.
No necesitas llegar con una herramienta elegida.
¿Dónde vive hoy el trabajo?
Planillas, correos, sistemas o grupos de WhatsApp.
¿Qué debería tener acceso restringido?
Sueldos, datos personales o información financiera.
Conversemos
Cuéntanos qué proceso les cuesta más coordinar.
Te diremos si conviene ordenar el proceso, conectar herramientas o desarrollar algo propio.
Conversemos